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Hotelkasse
29. April 2009 | 
Autor: Hotels bieten die unterschiedlichsten Aufenthaltsmöglichkeiten an. Das Messe- und Kongresshotel richtet sich vorwiegend an Messebesucher, Aussteller und Geschäftsreisende. Urlaubshotels bieten verschiedene Rundumservices für Familien, für Partyurlauber oder auch für Reisegruppen. Das Hotel garni bietet ausschließlich die Übernachtung mit Frühstück und ist ebenfalls überwiegend auf Geschäftsreisende eingestellt. Allerdings gibt es auch Familienhotels, die nur Übernachtungen mit Frühstück anbieten. Für alle anderen Mahlzeiten ist Selbstverpflegung angesagt, was auf verschiedene Weise möglich ist. Im Urlaub geht man natürlich häufig in der Gastronomie essen. Manches Hotel garni bietet aber auch Gemeinschaftsküchen an, wo sich Gäste eine Mahlzeit zubereiten können. Aber es ist nebensächlich, um welche Art Hotel es sich handelt, wenn es um den Einsatz einer Kasse geht. Alle Hotels arbeiten mit Kassen, die im Prinzip alle über eine ähnliche Kassensoftware verfügen. Da aber jedes Hotel eigene Ansprüche an eine Kassensoftware hat, kann eben diese Hotelkassensoftware noch individuell gestaltet werden. Natürlich ist eine Kasse ein wichtiger Bestandteil der Hotelausstattung. Aber es sind auch viele andere Einrichtungen zu bedenken. Die Gästezimmer sind dem Standard entsprechend herzurichten, auch die Speiseräume bzw. ein Hotelrestaurant ist angelehnt an das Konzept auszustatten. Im Hotelrestaurant bietet sich in jedem Fall an, dass hier eine mobile Kasse genutzt wird, die alle erfassten Daten auch der Hotelkassensoftware übermitteln kann. Auch im Hotelrestaurant ist die Dekoration sehr wichtig, damit die Gäste sich wohl fühlen. Im Hotel und im Hotelrestaurant sind dezent platzierte Blumensträuße und Gestecke sind insbesondere am Rezeptionstresen und auf den Tischen des Restaurants sinnvoll und dekorativ. Natürlich gehören Servietten ebenso zur Dekoration, wobei eine Serviette natürlich auch ein Verbrauchsartikel ist. Stoffservietten sind nach jedem Gebrauch zu waschen. Die Verwaltung der gesamten Hotel- und Restaurantwäsche kann übrigens auch über die genutzte Kasse verwaltet werden. Auch die Dekoration, von frischen Blumen über Servietten und Kerzen bis hin zu Gemälden und Fotos, kann über die Kassensoftware verwaltet werden. Leihgaben können ebenso erfasst werden wie die Regelmäßige Anschaffung von Verbrauchsartikeln, die auch zur Dekoration dienen.
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netzwerkfähige Registrierkassen bei Events
Wenn besondere Veranstaltungen anstehen, wie beispielsweise die jährlichen Oscar-Verleihungen in den USA oder auch das mehrtägige Event der Berlinale in jedem Februar, dann ist es Zeit für die Hotels und auch für die Gastronomiebranche in der Region, aufzurüsten. Die Ausstattung im Hotelwesen sollte dem Konzept nicht widersprechen, weil dadurch Gäste fernbleiben. Auch sollte die Einrichtung eines Hotels angemessen sein und eine gewisse Grundausstattung darstellen. Registrierkassen wird man weitestgehend in keinem Hotel finden, das über eine Übernachtungskapazität in gewissem Ausmaß verfügt. Sofern für Sonderveranstaltungen wie After-Show-Partys nach Events wie dem Oscar in Hotels, Restaurants und anderen Lokalen Eintrittsgelder an der sogenannten Abend-Kasse zu zahlen sind, kann hierfür natürlich im Eingangsbereich eine netzwerkfähige Registrierkasse genutzt werden. Diese Kasse erfasst aktuell alle zahlenden Gäste der Party und übermittelt diese Daten an die im Hotel genutzte Kassensoftware. Hier können sie von der betrieblichen Buchhaltung des Hotels verbucht und gleichzeitig für statistische Zwecke verarbeitet werden. Für den restlichen Betriebsablauf eines Hotelbetriebes wird aber in aller Regel ein Kassensystem mit leistungsfähiger Kassensoftware genutzt, womit nicht nur die Gäste ihre detaillierten Rechnungen erstellen bekommen. Sämtliche Warenbewegungen von der Bestellung von Rohstoffen für die Hotelküche über die Zubereitung (Entnahme aus dem Lager) bis hin zur Abgabe der Tellergerichte und Menüs an die Gäste können über die Kassensoftware verwaltet und überblickt werden. Ebenfalls kann die Arbeitszeiterfassung aller Hotelangestellten an das Kassensystem angebunden und über die Kassensoftware zur Gehaltsbuchhaltung übermittelt werden. Im Hotelrestaurant können auch mobile Kassen zum Einsatz kommen. Das ist insbesondere dann effektiv, wenn das Restaurant über einen großen Gastraum verfügt und/oder auch Bedienung im Außenbereich angeboten wird. Natürlich ist eine mobile Kasse ganz besonders dann attraktiv, wenn zu besagten Großveranstaltungen in der Stadt oder der Region dann auch besagte After-Show-Partys geplant sind. Das spart insbesondere dann Zeit, wenn viele Gäste diese Partys besuchen. Denn wird noch mit Block und Stift die Bestellung aufgezeichnet, müssen die Servicekräfte die Bestellungen zur Küche und/oder zur Schankanlage bringen. Mit mobilen Kassen sind kann dieser Weg eingespart werden wobei während der gesparten Zeit die nächste Bestellung aufgenommen werden kann. Ein weiterer Vorteil mobiler Kassen ist, dass ein Bondrucker in der Küche und bei der Zapfanlage gut leserlich die Bestellungen ausdruckt. Handschriftliche Aufzeichnungen können missverständlich sein und zu Fehlbestellungen führen. Das wird durch den Einsatz einer mobilen Kasse vermieden. Das spart wiederum unnötige Zubereitungs- und Wartezeiten und außerdem werden Kosten für Lebensmittel eingespart. Auch Strom- und andere Energiekosten können reduziert werden, wenn mit Hilfe moderner Kassen-Lösungen Falsche Zubereitungen gar nicht erst stattfinden müssen. All diese und noch viel mehr Vorteile eines modernen Kassensystems können die Gäste oft gar nicht als solche erkennen. Aber dennoch werden sie eine verkürzte Wartezeit wahrnehmen, wenn im Hotel, im Restaurant und/oder Hotelrestaurant eine neue Kassensoftware in Betrieb genommen wird, die mit Netzwerkkassen, Kassensystemen und mobilen Kassen nutzbar ist.
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Einrichtung und Kasse in Hotels
Gästezimmer in Hotels sind immer mit Bett und Kleiderschrank eingerichtet. Da dies aber die mindeste Ausstattung ist und kein Hotel mehr die Gäste nur mit dieser Einrichtung zufriedenstellen kann, ist ein Gastzimmer in Hotels mit mehr bestückt. Natürlich wird bei der Ausstattung eines Hotels in allen Bereichen darauf geachtet, dass die Einrichtungsgegenstände funktional und optisch zum Konzept des Hauses passen. Die Gästezimmer sind natürlich daraufhin abzustimmen, dass alles funktionell aber auch ansprechend hergerichtet ist. Die Einrichtung eines Gästezimmers besteht mindestens aus Bett, Kleiderschrank und einer Sitzgelegenheit wie Tisch mit Stuhl oder einer Sitzgarnitur. Auch findet man kaum noch Gemeinschaftsbäder für die Körperhygiene in Hotels. Meist ist jedem Zimmer ein eigenes Bad angegliedert, welches mit WC, Waschbecken und Wanne/Dusche ausgestattet ist, zugeordnet und auch nur von dort begehbar. Dekorationen wie frische Blumen sowie Fotos und/oder Gemälde an den Wänden gehören auch weitestgehend zur normalen Einrichtung. Die Nutzung von Telefon, Fernsehen oder Internet ist auch in vielen Hotelzimmern möglich, jedoch zum Teil auch kostenpflichtig. Auf jeden Fall sind Telefonkosten vom Gast zu zahlen, wahrscheinlich auch die Nutzung des Internets. Fernsehprogramme werden oft kostenlos zur Verfügung gestellt, es sei denn, dass es sich um PAY-TV-Angebote handelt. Diese Kosten lässt sich das Hotel natürlich auch vom Gast erstatten. Ein Wäscheservice kann durchaus auch ganz oder teilweise zu bezahlen sein. Die regelmäßig aufgezogene frische Bettwäsche halte ich durchaus für im Übernachtungspreis enthalten. Aber die Nutzung von Handtüchern kann je nach Verbrauch kostenpflichtig sein. Das halte ich auch für gut, denn bei täglichem Gebrauch frischer Handtücher kommen da doch erhebliche Reinigungskosten zusammen. Die Buchung eines Hotelzimmers kann vorab telefonisch oder auch über das Internet erfolgen. Dabei werden die Kundendaten automatisch oder manuell in die Kassensoftware übertragen, damit dem Gast auch die genannten kostenpflichtigen Nutzungen mit den Rechnungsdaten zugeordnet werden können. Auch die Nutzung von Wellness-Angeboten kann kostenpflichtig sein und in der Datenbank einer Kassensoftware im Kassensystem des Hotels den Gastdaten zugewiesen werden. Kassensysteme und Netzwerkkassen sind in Hotels mit hotelbezogener Kassensoftware nicht mehr wegzudenken. Die Zeiten, wo klassische Registrierkassen genutzt werden konnten, sind längst vorbei. Dennoch kann auch eine netzwerkfähige Registrierkasse in Hotels zum Einsatz kommen. Zum Beispiel bei Veranstaltungen, zu denen Eintrittsgelder genommen werden, kann eine netzwerkfähige Registrierkasse eingesetzt werden. Durch den Anschluss an die Kassensoftware im Kassensystem des Hotels wird jedes eingenommene Eintrittsgeld sowohl von der Registrierkasse aufsummiert und kann auch in einer Datenbank für statistische Zwecke hinterlegt werden. An einer Kasse wird aber auch ein Einkauf bezahlt, den das Hotel im Großmarkt tätigt, um für das Restaurant Lebensmittel einzukaufen. Auch der Ausstatter oder Großhändler für Bedarfsartikel wie Geschirr, Besteck, Gläser oder auch Servietten oder andere Verbrauchsartikel im Hotel wird Kassen nutzen, um seinerseits die Umsätze zu verwalten. Eben auch bei Ausstattern und Großhändlern halte ich den Einsatz von Kassensystemen und Netzwerkkassen für sinnvoll. Denn sowohl im Hotel als auch im Handel kann in der Kassensoftware eine Stammdatenpflege erfolgen, die Gewohnheiten von Stammkunden erfasst und verwaltet. So kann beim nächsten Besuch oder Einkauf auf Vorlieben oder Abneigungen eingegangen werden.
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Kassensystem in der Hotellobby
Der Begriff Hotel steht eigentlich als Synonym für einen Beherbergungsbetrieb. Dass es aber auch einen Roman und ebenso einen Film mit dem Titel Hotel gibt, weiß vielleicht nicht jeder. Über Film und Roman möchte ich an dieser Stelle aber auch nicht schreiben. Hier geht es mir gerade mehr um die Ausstattung eines Hotels. Natürlich sind Eingang und Empfangsbereich das Aushängeschild eines Hotels, denn dies bekommt der Gast als erstes zu sehen. Darum ist es auch wichtig, bei der Einrichtung hierauf besonderes Augenmerk zu legen. Natürlich ist hier wie in allen anderen Bereichen eines Hotels darauf zu achten, dass die Einrichtung zum Konzept passt. Europäisch-Konservatives passt nicht so gut mit südamerikanischem Flair zusammen. Und so gibt es den einen und den anderen Faux Pas zu vermeiden. Aber sind Eingang und Empfangsbereich gut geplant, kann auch die Einrichtung geschehen. Der Empfangstresen ist natürlich die zentrale Anlaufstelle für alle Gäste. Hier wird ein- und ausgecheckt, es werden Nachrichten hinterlassen und der Zimmerschlüssel wird hier deponiert. Um Formalitäten schnell erledigen zu können, halte ich es für gut, wenn eine Netzwerkkasse oder ein Kassensystem zum Einsatz kommt. Mit der jeweiligen hochleistungsfähigen Kassensoftware ist es möglich, alle Bereiche des Hotels wenigstens zu unterstützen. Außer der Datenerfassung bei einer Buchung über das Internet kann die Aufnahme des Gastes natürlich auch am Anreisetag direkt vor Ort geschehen. Mit der Datenerfassung wird ein Gästekonto eingerichtet, worauf alle relevanten Sachen gebucht werden können. Sei es ein Besuch im Hotelrestaurant, von wo aus mit der mobilen Kasse der Verzehr an die Kassensoftware übertragen wird, oder ein Einkauf im hoteleigenen DutyFree-Shop, von dessen netzwerkfähiger Registrierkasse der Einkauf an das Kassensystem übertragen wird. Wenn sich im Hotel jedoch ein selbständiger Einzelhandel eingemietet hat, ist dieser wahrscheinlich eigenständig mit einer Kasse versorgt. Eine Registrierkasse ist da am wahrscheinlichsten. Natürlich kann es auch eine Zusammenarbeit zwischen Hotel und Handel geben. Dem Händler kann dann ein Kassen -modul zur Verfügung gestellt werden, welches mit der Kassensoftware des Hauses verbunden ist. Hotelgästen kann so ein dortiger Einkauf der Rechnung zugeordnet werden. Aber sei es wie es ist: eine Kasse gehört auf jeden Fall zur Ausstattung eines Hotels, ebenso wie Handel und Gastronomie ihre Umsätze auch über Kassen abrechnen. Der Markt bietet für jeden Bedarf die passende Lösung. Kassensysteme und Netzwerkkassen für Hotels, mobile Kassen für die Gastronomie sowie Registrierkassen und Kassensysteme für den Einzelhandel. Alle Geräte sind mit jeweils aktueller Kassensoftware ausgestattet, so dass auch den Vorgaben des Gesetzgebers Genüge getan wird. So, an dieser Stelle soll es für jetzt genug sein. Nun bleibt es jedem selbst überlassen, ob und aus welchem Grund er einen Aufenthalt in einem Hotel plant. Das könnte ein Urlaub sein, eine Kurzreise oder auch eine Dienstreise.
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Wellnessbereich in Hotels
Der Raumausstatter kann sich natürlich auch darauf spezialisieren, in Hotels Bäder, Saunabereiche und Wellness-Oasen einzurichten. Zu den Gästezimmern zugehörige Bäder sind natürlich zweckmäßig einzurichten, was aber nicht bedeuten soll und muss, dass diese Bäder auch so aussehen. Auch auf kleinem Raum ist es möglich, ein Bad geschmackvoll und mit Stil einzurichten. Doch ebenso wichtig ist es, den Wellness- und Saunabereich eines Hotels stilvoll einzurichten. Denn sterile Atmosphäre lässt die Gäste ausbleiben. Warme Farben sind immer von Vorteil, egal ob die Räume tapeziert oder mit Fliesen ausgelegt sind. Letzteres wäre natürlich der Sauberkeit wegen pflegeleichter. Auch im Sauna- und Wellnessbereich eines Hotels können stationäre Module installiert werden, die an das Kassensystem des Hotels angeschlossen sind. So kann jeder Saunabesuch und jedes Wellness-Angebot ohne Umwege der Rechnung des Gastes zugeordnet werden. Auch wenn z.B. die Nutzung der Sauna kostenlos ist, kann ein Besuch auf der Rechnung trotzdem – halt mit einem 0-Betrag erscheinen. Kostenpflichtige Wellness-Angebote sind natürlich auf jeden Fall im Kassensystem zu erfassen. Doch auch kostenlose Angebote können in der Kassensoftware dem Kunden zugeordnet werden. Beim nächsten Besuch des Gastes kann ihm dann ein entsprechendes Angebot gemacht werden. Kassen und Registrierkassen sind für einen Hotelbetrieb eher nicht geeignet, da sie schon wegen der Kassensoftware nicht dafür vorgesehen sind. Ein hoteleigenes Restaurant, das natürlich auch vom Raumausstatter des Vertrauens eingerichtet werden sollte, kann natürlich auch mit einer Kasse an das Kassensystem angeschlossen werden. Damit kann der Gast bequem essen gehen und am Ende seines Aufenthalts eine Gesamtrechnung zahlen, die eben auch einen Restaurantbesuch beinhaltet. Sollte ein im Hotel befindliches Restaurant betrieblich selbständig sein, ist ein eigenes Kassensystem natürlich sinnvoll. Doch selbst in dieser Konstellation kann ich mir vorstellen, dass es zwischen beiden Kassensystemen eine Verbindung gibt. So könnte ein Gast bequem seinen Aufenthalt genießen. Ein Wellness-Bereich innerhalb eines Hotels der aber unabhängig geführt wird, muss natürlich ebenfalls nicht zwangsläufig am Kassensystem des Hotels angeschlossen sein. Hier könnte es durchaus ausreichen, eine Kasse oder eine Registrierkasse in Betrieb zu nehmen. Kassen sind in der Lage, über ein einfaches Tastenfeld Beträge aufzurechnen und diese über weitere, entsprechend belegte Tasten bestimmten Waren- oder Dienstleistungsgruppen zuzuordnen. Registrierkassen können mit einem gesonderten Tastenfeld ausgestattet sein, die zwecks Zeitersparnis mit häufig zu buchenden Waren und Dienstleistungen beleg werden können. Diese Zeitersparnis macht sich wahrscheinlich nicht sofort bemerkbar, aber mittelfristig ist diese doch zu spüren. Das dürfte die Mitarbeiter entlasten, womit sie mit mehr Freude an die Behandlung der Gäste herangehen. Und das wiederum spüren die Gäste, was sie zu einem weiteren Besuch ermuntern könnte. Es kommen also mehrere Faktoren zusammen die es braucht um Gästebindung zu erreichen: attraktive Wellness-Angebote, freundlich eingerichtete Wohlfühl-Oasen, passen eingerichtete Gästezimmer sind nur einige davon.
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